Datenschutzerklärung / Privacy Policy

English Version

1. Controller

2. General Information

The protection of your personal data is important to us. We process your personal data exclusively in accordance with applicable data protection laws, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (BDSG).

This privacy policy informs you about what data is processed when using the Harz Wasser Guide.

3. Whistleblower System

The Harz Wasser Guide provides a whistleblower system through which reports of potential legal violations, rule violations, or other misconduct can be submitted. Use of the system is voluntary.

4. Purpose of Data Processing

Processing is carried out exclusively for the following purposes:

• Receiving and processing reports
• Communication with whistleblowers
• Investigating reported matters
• Conducting required inquiries
• Fulfilling legal obligations
• Protection against legal violations and misconduct

5. Legal Basis

Processing is based on:

• Art. 6(1)(c) GDPR (legal obligation)
• Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest)
• § 10 Whistleblower Protection Act (HinSchG)

Where special categories of personal data are processed, this is done on the basis of Art. 9(2)(g) GDPR in conjunction with § 22 BDSG.

6. Data Processed

Depending on the content of your report, the following data may be processed:

• Name of the whistleblower (voluntary)
• Email address or other contact details (voluntary)
• Information about affected persons
• Information about witnesses
• Description of the matter
• Uploaded documents and evidence
• Communication data during processing

Providing personal data is voluntary.

7. Anonymous Reports

Reports can be submitted anonymously. Anonymous reporting does not disadvantage the processing. However, follow-up questions cannot be asked, which may make it harder to clarify the matter.

8. Confidentiality

The identity of whistleblowers is treated confidentially. Access to information is granted only to persons assigned to handle the report.

Disclosure occurs only:

• with your explicit consent,
• due to legal obligations,
• by order of a competent authority or court.

9. Recipients of Data

Personal data is only shared when necessary for processing the report or required by law. Recipients may include in particular:

• Authorities
• Courts
• Lawyers
• External consultants
• Technical service providers under data processing agreements

All service providers used are contractually obligated to comply with data protection regulations.

10. Use of the Online Form

When using the whistleblower form, technically necessary connection data is processed to ensure the secure provision of the application. This may include:

• IP address
• Date and time of access
• Browser type
• Operating system
• Pages accessed

This data is processed exclusively to ensure system security and technical operation.

11. Storage Period

Personal data is stored only as long as necessary for processing the report and fulfilling legal retention obligations. After the purpose of processing no longer applies, the data will be deleted or anonymized, unless legal retention obligations prevent this.

12. Data Security

We use appropriate technical and organizational measures to protect personal data from loss, manipulation, unauthorized access, or unauthorized disclosure. These include in particular:

• SSL/TLS encryption
• Access restrictions
• Role-based permissions
• Regular security audits
• Logging of security-relevant events

13. Rights of Data Subjects

Under the GDPR, you have in particular the following rights:

• Right of access (Art. 15 GDPR)
• Right to rectification (Art. 16 GDPR)
• Right to erasure (Art. 17 GDPR)
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Right to data portability (Art. 20 GDPR)
• Right to object (Art. 21 GDPR)
• Right to withdraw consent

You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.

14. Changes to this Privacy Policy

We reserve the right to update this privacy policy if required due to legal, technical, or organizational changes. The current version published on this website always applies.

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten im Rahmen der Nutzung des Harz Wasser Guide verarbeitet werden.

3. Hinweisgeber-System

Der Harz Wasser Guide stellt ein Hinweisgebersystem bereit, über das Hinweise auf mögliche Gesetzesverstöße, Regelverstöße oder sonstige Missstände gemeldet werden können. Die Nutzung des Systems ist freiwillig.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen
• Kommunikation mit Hinweisgebern
• Aufklärung gemeldeter Sachverhalte
• Durchführung erforderlicher Untersuchungen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Schutz vor Rechtsverstößen und Missständen

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i.V.m. § 22 BDSG.

6. Verarbeitete Daten

Je nach Inhalt Ihrer Meldung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Name des Hinweisgebers (freiwillig)
• E-Mail-Adresse oder sonstige Kontaktdaten (freiwillig)
• Angaben zu betroffenen Personen
• Angaben zu Zeugen
• Beschreibung des Sachverhalts
• Hochgeladene Dokumente und Nachweise
• Kommunikationsdaten im Rahmen der Bearbeitung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt freiwillig.

7. Anonyme Meldungen

Hinweise können anonym abgegeben werden. Eine anonyme Meldung hat keine Nachteile für die Bearbeitung. Allerdings können Rückfragen nicht gestellt werden, wodurch die Aufklärung des Sachverhalts erschwert sein kann.

8. Vertraulichkeit

Die Identität von Hinweisgebern wird vertraulich behandelt. Zugriff auf die Informationen erhalten ausschließlich Personen, die mit der Bearbeitung der Meldung beauftragt sind.

Eine Offenlegung erfolgt nur:

• mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung,
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen,
• auf Anordnung einer zuständigen Behörde oder eines Gerichts.

9. Empfänger von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, wenn dies für die Bearbeitung der Meldung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger können insbesondere sein:

• Behörden
• Gerichte
• Rechtsanwälte
• externe Berater
• technische Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung

Alle eingesetzten Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet.

10. Nutzung des Online-Formulars

Bei der Nutzung des Hinweisgeberformulars werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, um die sichere Bereitstellung der Anwendung zu gewährleisten. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp
• Betriebssystem
• aufgerufene Seiten

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung der Systemsicherheit und des technischen Betriebs verarbeitet.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des Hinweises sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung
• Zugriffsbeschränkungen
• rollenbasierte Berechtigungen
• regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge

13. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird. Es gilt jeweils die aktuelle auf dieser Website veröffentlichte Version.